Come organizzare il perfetto family day aziendale: guida pratica

Organizzare un family day aziendale è un’opportunità per rafforzare il legame tra dipendenti e azienda, creando un ambiente rilassato e accogliente dove colleghi e famiglie possono connettersi. Questo tipo di evento è ideale per promuovere un clima lavorativo positivo, aumentare il senso di appartenenza e migliorare l’engagement. Se stai cercando di pianificare un family day aziendale con animazione per bambini, continua a leggere: questa guida pratica ti fornirà tutti i dettagli per renderlo indimenticabile.

Cos’è e come organizzare un family day aziendale

Un family day aziendale è un evento organizzato dall’azienda per accogliere le famiglie dei dipendenti all’interno della propria realtà. L’obiettivo principale è creare un ambiente di condivisione e relax, dando l’opportunità ai partecipanti di conoscere meglio l’azienda e rafforzare i legami personali. Secondo alcune ricerche, gli eventi aziendali che coinvolgono anche le famiglie migliorano la percezione del brand interno, contribuendo a incrementare la motivazione e la produttività dei dipendenti. Inoltre, questi momenti aiutano a costruire una cultura aziendale inclusiva e orientata al benessere.

Pianificazione preliminare

Il primo passo per capire come organizzare un family day aziendale è stabilire una timeline dettagliata. Pianifica con almeno tre mesi di anticipo per assicurarti di coprire ogni aspetto dell’evento. È importante definire un budget realistico e adattabile, scegliere una data comoda per la maggior parte dei dipendenti, preferibilmente durante i weekend, e individuare una location che offra spazi ampi e diversificati, sia all’aperto che al chiuso. Prepara una lista preliminare di attività da proporre, considerando l’inclusività e l’accessibilità della location, oltre alla disponibilità di parcheggi e servizi igienici adeguati.

Formazione del team organizzativo

Un evento di questa portata richiede la collaborazione di un team ben strutturato. Identifica i ruoli chiave e assegna responsabilità specifiche a ogni membro del gruppo organizzativo. Ad esempio, il Project Manager supervisiona l’intero processo organizzativo, il Responsabile logistica si occupa di location, attrezzature e sicurezza, il Coordinatore delle attività gestisce la programmazione delle attrazioni e il coinvolgimento degli ospiti, mentre l’Addetto alla comunicazione cura gli inviti, i reminder e il materiale informativo. Coinvolgi anche fornitori esterni per attività specifiche come animazione, catering e servizi tecnici.

Scelta e gestione delle attività

Un family day aziendale di successo deve offrire un mix equilibrato di attività pensate per diverse fasce d’età e interessi. Per i bambini, puoi proporre laboratori creativi o spettacoli di magia. Gli adulti potrebbero apprezzare tornei sportivi, sessioni di orientamento scolastico e workshop tematici. Attività condivise come picnic, gare a squadre e spettacoli dal vivo favoriscono l’interazione tra i partecipanti. È fondamentale che il programma sia vario e ben distribuito durante l’arco della giornata, evitando momenti morti.

Logistica e sicurezza

La gestione degli spazi rende un evento sicuro e piacevole. Prepara una mappa dettagliata della location e assicurati che ogni area sia adeguatamente attrezzata. Predisponi un piano di emergenza chiaro e condiviso con lo staff, verifica la presenza di uscite di sicurezza e segnali ben visibili, e ingaggia personale qualificato per il primo soccorso. Anche le attrezzature devono essere controllate in anticipo per evitare inconvenienti durante l’evento.

Catering e refreshment

Il cibo è un elemento centrale per il successo di un family day aziendale. Opta per un servizio di catering che possa soddisfare le diverse esigenze alimentari dei partecipanti, incluse intolleranze e preferenze specifiche. Offri opzioni per vegetariani, vegani e celiaci, organizza punti di ristoro distribuiti strategicamente nella location e pianifica snack e bevande fresche durante tutta la giornata. Un buffet self-service è spesso la scelta più pratica, ma considera anche la possibilità di food truck per un tocco di originalità.

Comunicazione dell’evento

Utilizza i canali interni dell’azienda come email e bacheche per promuovere l’evento. Invia un primo annuncio con data e dettagli principali almeno due mesi prima, fornisci aggiornamenti regolari per mantenere alto l’interesse e usa un sistema di iscrizione online per facilitare la gestione dei partecipanti. Dopo l’evento, invia un messaggio di ringraziamento e raccogli feedback attraverso un breve sondaggio.

Budget e fornitori

Gestire il budget è fondamentale per evitare sorprese. Suddividi i costi principali in categorie come location, catering, animazione e materiali promozionali. Richiedi preventivi a più fornitori per ottenere il miglior rapporto qualità-prezzo, riserva una parte del budget per spese impreviste e considera sponsor o partner per coprire parte dei costi.

Follow-up e valutazione

Se vuoi sapere come organizzare un family day aziendale, concludi con una valutazione approfondita. Analizza i feedback raccolti per identificare punti di forza e aree di miglioramento. Considera indicatori di performance come il numero di partecipanti rispetto alle previsioni, il gradimento delle attività e del catering, e il livello di engagement percepito. Un report finale ti aiuterà a pianificare eventi futuri con maggiore efficacia, migliorando costantemente l’esperienza per tutti.